Membrii și candidații trebuie să facă eforturi rezonabile pentru a detecta și a preveni încălcarea legilor, regulilor, regulamentelor și a Codului și standardelor aplicabile de către oricine este sub supravegherea sau autoritatea lor.
Motivarea în spatele standardului IV-C
O încălcare etică reflectă nu numai comportamentul acelui angajat, ci și abilitatea (sau incapacitatea) acestuia de a controla sau influența acest comportament într-un mod etic. Într-o serie de situații, o încălcare a unei legi, a unei reguli sau a unei reglementări are loc doar datorită faptului că angajatul care a fost vinovat de comportament nu știa mai bine și nu a fost ghidat în mod adecvat de către supraveghetor. Cu alte cuvinte, acest angajat nu ar fi făcut probabil încălcarea dacă ar fi fost pe deplin conștient de faptul că a fost o încălcare.
Supraveghetorii pot juca un rol crucial în ceea ce privește preluarea autorității și a responsabilității pentru a influența pozitiv comportamentul și comportamentul celor de sub ele în graficul companiei. În cazul în care un supraveghetor este un membru sau un candidat CFA, acest standard își asumă această responsabilitate cu un pas înainte și solicită celor care au responsabilități de supraveghere să întreprindă acțiuni preventive specifice în cursul îndrumării comportamentului altora.
Punctele cheie de reamintit despre standardul IV-C
1. Responsabilitatea de a ghida comportamentul angajaților într-o manieră etică este aceea a membrului sau a candidatului CFA care își asumă rolul de supraveghere, iar Standardul stabilește dacă angajații supravegheați sunt sau nu membri ai Institutului CFA, cartaŃi CFA sau candidați în programul CFA. Codul și standardele nu sunt ceva pe care noi, ca și charter, CFA îl urmăm, dar nu se așteaptă ca alții să respecte; mai degrabă, ele sunt un standard minim la care ne menținem și pe care dorim să-i răspândim celor din jurul nostru. Standardul IV-C folosește autoritatea pe care o avem pentru a impresiona aceste idealuri asupra celorlalți, chiar dacă acești oameni nu sunt legați în mod specific de Cod și de Standarde.
2. "Controlul rezonabil" este determinat de situație, de regulă în funcție de numărul de angajați supravegheați și de locurile de muncă specifice. De exemplu, o persoană care supraveghează o mare operațiune de tranzacționare cu sute de angajați va trebui să acorde o atenție deosebită procedurii, având în vedere numărul mare de angajați și controlul (și potențialul tranzacțiilor cu privilegiile și alte abateri) la tranzacționarea valorilor mobiliare. O persoană din acest rol nu poate să țină evidența fiecărui individ în fiecare minut al zilei, motiv pentru care unui supraveghetor i se permite să se bazeze pe proceduri rezonabile. În schimb, cineva care supraveghează doar o singură persoană sau o mână de oameni este probabil capabil să evalueze personal comportamentul fiecărui individ și dacă locurile de muncă sunt mai puțin sensibile (de exemplu, ajutorul administrativ în jurul biroului), unde sunt încălcate pur și simplu mai puțin probabil să apară, atunci procedurile și controalele rezonabile pe care se poate baza pot fi relativ simple și simple.Fiecare caz va avea procedurile sale unice.
3. În cazurile în care o lege, normă sau regulament este încălcată, aceasta nu indică neapărat că supraveghetorul a încălcat Standardul IV-C. Cu toate acestea, atunci când regulile sunt încălcate, este probabil ca regulile și procedurile să fie examinate și ar putea însemna că normele stabilite sunt inadecvate.
4. Procedurile simple de adoptare nu eliberează neapărat un supraveghetor al unei eventuale încălcări a acestui standard. De exemplu, dacă un supraveghetor alcătuiește un manual de conformitate doar pentru a satisface autoritățile de reglementare, dar apoi privește altfel în timp ce subordonații plagiază sau se angajează în tranzacționarea privilegiată, am spune că controalele supraveghetorului au fost insuficiente pentru caz și a încălcat Standardul.
5. Dacă un membru sau un candidat consideră că sistemul de conformitate este inadecvat și predispus la încălcări, dar nu este în măsură să ia măsuri corective, acesta trebuie să respingă responsabilitatea de supraveghere, în scris, până la adoptarea unor proceduri îmbunătățite. Membrii și candidații sunt responsabili pentru ei înșiși și pentru cei din subordinea companiei, și nu li se permite să ignore acest standard doar pentru că "Așa au făcut lucrurile acolo".
Aplicarea standardului IV-C
- Aveți grijă deosebită când proiectați proceduri care ar putea fi interpretate greșit ca fiind un conflict de interese. După cum sa subliniat anterior, simpla apariție a neregulii trebuie abordată cu sensibilitate crescută. De exemplu, dacă un supraveghetor este însărcinat cu respectarea legilor privind valori mobiliare la o brokeraj și este compensat pe baza volumului de tranzacționare, este posibil ca el sau ea să poată fi acuzat că nu a investigat în mod adecvat (și, eventual, a opri) deoarece acest lucru ar reduce despăgubirile sale
- Este responsabilitatea supraveghetorului să se asigure că recomandările de investiții, rapoartele și alte produse ale unui efort de cercetare respectă pe deplin Codul și standardele. De exemplu, atunci când un supraveghetor trece de-a lungul unui raport fără o revizuire adecvată și raportul conține denaturări, este plagiat sau folosește informații non-publice importante (sau încalcă orice alt standard), este o încălcare atât pentru supraveghetor, cât și pentru angajat - raportul reprezintă baza pentru acțiunea investițională.
- O încălcare sub supravegherea unui supraveghetor nu reprezintă o încălcare per se, însă procesul ulterior de manipulare a unei eventuale încălcări poate încălca standardul IV-C. De exemplu, dacă un angajat subordonat este suspectat de tranzacții incorecte care ar putea favoriza clienții bogați și supraveghetorul aduce problema în atenția angajatului, supraveghetorul nu poate face suficient prin simpla luare a mărturiei angajatului că "a câștigat" se întâmplă din nou ". Chiar dacă raportarea încălcării lanțului de comandă nu este suficientă. Atâta timp cât problema este în curs de investigare, trebuie luate măsuri suplimentare (de exemplu, monitorizarea suplimentară, limitarea activităților angajatului, suspendarea anumitor responsabilități) ca un mod preferat de acțiune.
Cum să se respecte
Întrebările referitoare la procedura de examen pot testa standardul IV-C. Dacă vine vorba, amintiți-vă două întrebări simple care vă vor ajuta în proiectarea unui program eficient de conformitate:
1. Ce încălcări, în special, sunt cel mai probabil să apară?
2. Ce reguli vor descoperi mai bine și vor preveni aceste încălcări?
Desemnarea unui agent de conformitate, precum și punerea la dispoziția organizației a unui manual de conformitate sunt metode eficiente pentru a asigura organizarea unui sistem de verificări și balanțe. Ar trebui să existe un program educațional care să actualizeze în permanență personalul cu privire la procedurile de conformitate.